PASO 3: OTROS ELEMENTOS DE UN PROGRAMA ALD / CFT

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Luego de revisar los aspectos más críticos de un Programa ALD, es necesario considerar una serie de elementos adicionales al momento de desarrollar e implementar el programa.
A continuación revisaremos algunos elementos claves en este proceso:

  • Recabar información de cumplimiento, incluyendo leyes y regulaciones locales y extranjeras de organizaciones gubernamentales, publicaciones comerciales o especializadas, asociaciones, organizaciones privadas, abogados y asesores.
  • Desarrollar políticas internas y manuales de procedimientos,  que incluyan los parámetros y procedimientos para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y reducir la posibilidad de abuso criminal. Los procedimientos deberán tratar sobre aperturas de cuentas, supervisión de las ya existentes, contratación y capacitación de empleados, flujos de información, relaciones con los representantes gubernamentales y una función separada de auditoría para comprobar, regularmente, la efectividad del programa.
  •  Adaptación del programa a todas las áreas operativas, considerando las jurisdicciones, productos y clientes en donde y para quienes la empresa preste servicios. Las entidades afiliadas deberán desarrollar una adaptación al programa maestro para alcanzar necesidades específicas locales.
  • Dar los pasos para alcanzar los parámetros del programa utilizando sistemas de supervisión y contabilidad diseñados para detectar conducta criminal o de incumplimiento por parte de empleados y ubicar y publicitar un sistema a través del cual los empleados pueden reportar conducta delictiva o de incumplimiento sin temor a represalias.
  • Exigir consistentemente el mantenimiento de parámetros a través de mecanismos apropiados, incluyendo cuando fuere apropiado la aplicación de sanciones sobre individuos responsables por las fallas en la detección de una ofensa o la realización de una labor necesaria.
  • Asegurar que el programa es sensible a nociones tradicionales de responsabilidad fiduciaria a clientes, relaciones entre partes, confidencialidad, secretismo y demás. En donde la actividad sospechosa y otras obligaciones de reporte sean de forma voluntaria de acuerdo a leyes y regulaciones locales, cualquier divulgación realizada a autoridades locales deberá ser debidamente analizada a luz de la potencial exposición del cliente y la posibilidad de perderlo si tal divulgación resultara infundada.
  • Tomar los pasos para responder, detectar delitos y prevenir a futuro situaciones similares.
  • Evaluar la necesidad de actualizar o modificar los programas basándose en la actividad en las cuentas de los clientes nuevos y existentes, la efectividad de los esfuerzos de cumplimiento y cambios en el desarrollo legislativo y regulatorio. Funcionarios de cumplimiento deberán asistir a conferencias de manera regular y suscribirse a periódicos o publicaciones sobre la materia para mantenerse al día con los cambios en el ámbito del lavado de dinero.

 


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PROGRAMA ANTILAVADO DE DINERO (ALD)

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Elementos de un Programa ALD

Uno de los principales requisitos que se han establecido en las regulaciones modernas antilavado de dinero (ALD) y contra el financiamiento del terrorismo (CFT) es que los sujetos obligados -empresas, instituciones, profesionales y comerciantes obligados a cumplir las normas de prevención, monitoreo y reporte- establezcan y mantengan un programa antilavado formal.

El requisito del Programa ALD es una de las 40 Recomendaciones publicadas por el Grupo de Acción Financiera (GAFI).

La Recomendación 15 establece que “las instituciones financieras deben desarrollar programas contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. Estos programas deberían incluir:

a) el desarrollo de políticas, procedimientos y controles internos, incluyendo acuerdos de administración de cumplimiento adecuados, procedimientos de vigilancia apropiados para asegurar la existencia de elevados estándares al contratar empleados;

b) un programa constante de capacitación de los empleados; y

c) una función de auditoría para poner a prueba el sistema”.

Varias leyes y regulaciones nacionales pueden requerir requisitos adicionales, como la designación de un oficial de cumplimiento para encabezar los esfuerzos ALD o la aprobación del programa por parte de la gerencia correspondiente.

Objetivos de un programa ALD

Dado que no existen dos instituciones exactamente iguales, un programa de cumplimiento antilavado debería abarcar tres objetivos claves, entre ellos:

  • Prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo
  • Reportar actividad sospechosa, incluyendo posibles actividades de lavado de dinero y financiación del terrorismo, a las autoridades correspondientes, si la legislación requiriere tal acción
  • Capacitar a todos los empleados que corresponda sobre los procedimientos legales e internos que deben seguirse, sobre los peligros que ellos y la institución enfrentan y cómo sus responsabilidades laborales pueden encontrar riesgos específicos de lavado.

Factores de riesgos

Para lograr esos objetivos, al preparar un programa antilavado efectivo, es importante definir las “Preguntas Claves”. Estas preguntas pueden ayudarlos a definir el nivel de riesgo sobre el cual el programa antilavado efectivo debería basarse:

¿Quién?

Esto puede incluir a nuevos clientes, empleados, fuerza de ventas, seguridad corporativa, auditoría, personal de operaciones, recursos humanos, personal de créditos, personal de cumplimiento, clientes institucionales, clientes minoristas y otros.

También se incluyen a los inspectores gubernamentales y supervisores, quienes determinarán la idoneidad de su programa.

¿Qué?

¿Cuáles productos y servicios ofrece su institución financiera que pueden ser vulnerables al lavado de dinero y la financiación del terrorismo?

Un elemento importante de evaluación de riesgo frente al lavado de dinero es la revisión de productos y servicios ya existentes que la institución o negocio ofrece para determinar cómo podrían los mismos ser usados para lavar dinero o financiar el terrorismo.

¿A quién? ¿Dónde?

¿A quién y dónde pueden ofrecerse estos productos?

¿Compañías remesadoras de dinero?

¿Funcionarios públicos extranjeros?

¿Agencias de viajes? ¿Otros bancos?

¿Jurisdicciones de alto riesgo?

Un paso vital en la evaluación del riesgo es el análisis de los usuarios de los productos y servicios que la institución o negocio ofrece.

De las respuestas a estas cuatro preguntan surgen los factores de riesgos de lavado de dinero: clientes, productos/servicios, jurisdicciones y canales de distribución.

Estos cuatro factores de riesgos están presentes en transacción u operación financiera, por ejemplo, un cliente que realiza un transacción mediante un producto de un canal en una jurisdicción.

Los factores de riesgo sirven de base para la segmentación, la identificación de los riesgos, la detección de operaciones sospechosas y la consolidación mensual de las transacciones.

 


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PASOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA ANTILAVADO – Paso No. 1

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Estos pasos deben tomarse con una visión clara de cuáles son los requisitos legales en la jurisdicción donde la institución o negocio financiero está localizado y cuáles son las políticas internas de la entidad.

-Paso No. 1 - Comenzando un Programa Antilavado

-Paso No.2 -Desarrollo de un Programa Antilavado

PASO NO. 1. COMENZANDO EL PROGRAMA ALD / CFT

En el ámbito presente de control global del lavado de dinero, en donde la dirección primordial es hacia leyes, regulaciones, esfuerzos de control y enjuiciamientos más estrictos, los sujetos obligados se encuentran bajo mayor presión para implementar programas agresivos, eficientes y costosos contra el lavado de dinero.

Aunque los deberes de cumplimiento incrementan el costo operativo, los beneficios de un programa efectivo son sustancialmente superiores al costo de un incumplimiento, entre los que pudieran estar el costo –y las pérdidas- generadas por una sanción millonaria; por un proceso civil y/o criminal contra la empresa; por el daño reputacional ocasionado por la exposición negativa en los medios de comunicación social y la posible pérdida de clientes/inversionistas por esa mala imagen; y finalmente por la pérdida de la capacidad para operar que pudiera resultar de violaciones graves..

Un programa de cumplimiento exitosamente concebido y mantenido puede llevar a una mayor comprensión y competencia dentro de la institución, puede generar ingresos adicionales por incremento de ventas de bienes y servicios, así como el mejoramiento en las relaciones con los reguladores y una ventaja competitiva en el mercado donde opera la empresa regulada.

A continuación presentamos varios aspectos vitales al momento de crear e implementar un programa ALD viable y efectivo:

Panorama general del programa

El programa ALD debe ser adecuado para la institución que lo implementa, sea un banco, una casa de cambios, una cooperativa, una empresa aseguradora, una firma de abogados, un casino, etc.

Las instituciones pueden también diferir en base a el tamaño: desde pequeñas empresas, una o dos cooperativas de crédito locales, hasta los conglomerados financieros internacionales más grandes con múltiples divisiones, como las líneas de negocios o las entidades legales.

Si bien son obviamente necesarios los programas ALD individuales, cada vez es más importantes que la institución tenga una supervisión centraliza del cumplimiento ALD.

Las instituciones ya no pueden operar con sus programas ALD en una serie de compartimentos desconectados. Así, en una organización grande, tiene sentido tener un programa general que tenga en cuenta principios comunes complementados con programas adaptados a una subdivisión en particular de la organización, como por ejemplo para distintas entidades legales u operaciones en distintos países.

Este enfoque establece estándares mínimos que se aplicarían en toda la organización, pero también permite modificaciones en la medida que sean necesarias para atender requisitos más estrictos que pueden no aplicarse de manera más amplia.

Si bien es posible administrar varios programas por separado, es mucho más desafiante coordinar las actualizaciones necesarias para mantener la consistencia en toda la organización.

Titularidad de la gerencia

Este elemento brinda la base sobre la cual se basa el programa. Un programa ALD generalmente será exitoso en la medida que tenga el respaldo de la mayor parte de la gerencia superior de la empresa regulada.

Este enfoque vertical demuestra que la institución conoce completamente la importancia del ALD y está dispuesta a brindar los recursos necesarios para implementar de manera efectiva un programa que mitigue los riesgos.

La responsabilidad de desarrollar, implementar, monitorear y mantener un programa de cumplimiento deberá recaer en los niveles administrativos más altos de la institución, con la misma importancia que la planificación estratégica, finanzas, mercadeo y fusiones y adquisiciones.

Cuando se trate con un grupo de instituciones relacionadas, un funcionario de alto rango de cumplimiento de la organización matriz deberá tomar la iniciativa y desarrollar un "programa de cumplimiento maestro" para ser implementado a nivel de sucursales por los funcionarios de cumplimiento locales.

 


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