PASO 3: OTROS ELEMENTOS DE UN PROGRAMA ALD / CFT

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Basado en el documento Programa ALD http://lavadodinero.com

Luego de revisar los aspectos más críticos de un Programa ALD, es necesario considerar una serie de elementos adicionales al momento de desarrollar e implementar el programa.
A continuación revisaremos algunos elementos claves en este proceso:

  • Recabar información de cumplimiento, incluyendo leyes y regulaciones locales y extranjeras de organizaciones gubernamentales, publicaciones comerciales o especializadas, asociaciones, organizaciones privadas, abogados y asesores.
  • Desarrollar políticas internas y manuales de procedimientos,  que incluyan los parámetros y procedimientos para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y reducir la posibilidad de abuso criminal. Los procedimientos deberán tratar sobre aperturas de cuentas, supervisión de las ya existentes, contratación y capacitación de empleados, flujos de información, relaciones con los representantes gubernamentales y una función separada de auditoría para comprobar, regularmente, la efectividad del programa.
  •  Adaptación del programa a todas las áreas operativas, considerando las jurisdicciones, productos y clientes en donde y para quienes la empresa preste servicios. Las entidades afiliadas deberán desarrollar una adaptación al programa maestro para alcanzar necesidades específicas locales.
  • Dar los pasos para alcanzar los parámetros del programa utilizando sistemas de supervisión y contabilidad diseñados para detectar conducta criminal o de incumplimiento por parte de empleados y ubicar y publicitar un sistema a través del cual los empleados pueden reportar conducta delictiva o de incumplimiento sin temor a represalias.
  • Exigir consistentemente el mantenimiento de parámetros a través de mecanismos apropiados, incluyendo cuando fuere apropiado la aplicación de sanciones sobre individuos responsables por las fallas en la detección de una ofensa o la realización de una labor necesaria.
  • Asegurar que el programa es sensible a nociones tradicionales de responsabilidad fiduciaria a clientes, relaciones entre partes, confidencialidad, secretismo y demás. En donde la actividad sospechosa y otras obligaciones de reporte sean de forma voluntaria de acuerdo a leyes y regulaciones locales, cualquier divulgación realizada a autoridades locales deberá ser debidamente analizada a luz de la potencial exposición del cliente y la posibilidad de perderlo si tal divulgación resultara infundada.
  • Tomar los pasos para responder, detectar delitos y prevenir a futuro situaciones similares.
  • Evaluar la necesidad de actualizar o modificar los programas basándose en la actividad en las cuentas de los clientes nuevos y existentes, la efectividad de los esfuerzos de cumplimiento y cambios en el desarrollo legislativo y regulatorio. Funcionarios de cumplimiento deberán asistir a conferencias de manera regular y suscribirse a periódicos o publicaciones sobre la materia para mantenerse al día con los cambios en el ámbito del lavado de dinero.

 


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PASO 2: DESARROLLO DE UN PROGRAMA ALD / CFT

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Hay varios factores importantes que deben ser considerados al momento de desarrollar un Programa ALD:

Revisiones periódicas:

El programa necesitará ser revisado periódicamente, con actualizaciones y aprobaciones en la medida que sean necesarias.

Por lo general, la mayoría de los expertos y algunas regulaciones establecen como mínimo una revisión anual, aunque algunos factores circunstanciales -como un problema regulatorio o la aprobación de una nueva regulación- pueden exigir una actualización en un plazo menor.

Esto permite que la institución mantenga un programa efectivo, incorpore cambios regulatorios y otras modificaciones que haya identificado el departamento de cumplimiento, un organismo internacional o un consultor externo.

 

Gobierno corporativo:

Deben establecerse líneas claras de gobierno para administrar los temas vinculados al incremento del riesgo y para supervisar la implementación efectiva del programa y los procesos ALD.

Esta estructura de gobierno a menudo será similar a la estructura de la organización, por unidad de negocios, como la principal línea de negocios, la región geográfica o por entidad legal, según el caso.

Sin embargo, los riesgos más importantes que estén presentes en varias divisiones dentro de la organización deben ser comunicados para que todos los participantes estén al tanto y participen en la solución del problema, si correspondiere.

 

Participación y compromiso general:

La institución debe hacer que todos los participantes sean responsables del cumplimiento ALD.

Esto incluye el compromiso constante por parte de la gerencia superior;

El cumplimiento con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos por parte de los empleados, así también como la integración del ALD en las prácticas comerciales (como los procesos de aprobación de los productos nuevos, las iniciativas comerciales nuevas y las estructuras de remuneración de los empleados).

Todos los aspectos del programa deben tener responsables asignados, para asegurar que los participantes conozcan perfectamente qué representan esas responsabilidades.

El incumplimiento de sus obligaciones ALD debe tener consecuencias, las que pueden incluir, dependiendo de la naturaleza de la falla, en el despido, modificaciones en la capacitación, una menor remuneración o alguna forma de revisión a prueba.

 

Controles y supervisión adecuados:

Los controles y la supervisión son maneras fundamentales para una institución de asegurarse efectivamente que cumple con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos.

Deben establecerse controles basados en el riesgo adecuados, sean manuales o automáticos, para mitigar los riesgos de cumplimiento.

Otro ejemplo de un control efectivo es evaluar los riesgos inherentes a los productos, procesos u otras iniciativas nuevas antes de aplicarlos.

Las líneas de desarrollo de negocios deben mantener una comunicación fluida con el personal de cumplimiento antilavado, antifraude y/o con auditores y expertos para evaluar el riesgo que representan los nuevos productos durante la etapa de su creación y antes de su lanzamiento.

 

Evaluación del Riesgo:

Tal vez el control más importante en un programa ALD sea la evaluación periódica del riesgo.

Como la mayoría de los programas son basados en el riesgo, la evaluación del riesgo constituye el fundamento subyacente para determinar los niveles de riesgo inherente en la institución.

Si se han hecho varias evaluaciones del riesgo dentro de la institución, debería haber algún tipo de supervisión centralizada para evaluar sus particularidades y si toda la organización está incluida dentro de las evaluaciones.

Una vez completa la evaluación le permitirá a la institución implementar controles más rigurosos y dedicar más recursos y también le permitirá a la gerencia concentrarse en aquellas áreas que presentan el riesgo mayor.

 

Monitoreo de Operaciones:

Otro control fundamental que debe tener la institución desde la perspectiva del ALD es un sistema de detección de actividades potencialmente inusuales.

El sistema de monitoreo de actividades inusuales y/o sospechosas puede en realidad ser un conjunto de distintas herramientas para atender distintos aspectos de la organización, como el corretaje, el financiamiento del comercio, el crédito, las transferencias y la banca, entre otras.

Nuevamente, esto debería estar basado en el riesgo y ser adecuado para la institución.

Generalmente, cuanto mayor sea el volumen de transacciones a revisar, mayor debería ser la automatización de los sistemas de detección de actividades sospechosas.

Un control final al sistema de monitoreo de actividades sospechosas implica el procesamiento de alertas, la investigación de actividades que potencialmente pudieran ser reportables y la preparación y presentación de los reportes de operaciones sospechosas que fueran necesarios ante los reguladores.

Si bien los controles pueden impedir que surjan algunas situaciones, la institución también debe tener una manera de atender esas situaciones rápidamente en el momento que se presenten.

Como todos los aspectos del programa, la efectividad de los controles debería ser revisada y evaluada periódicamente.

Esto le permite a la institución asignar recursos de una manera basada en el riesgo. Un ámbito estricto de control es fundamental para mitigar el riesgo.

Es mejor estar en situación de tener un riesgo inherente alto con control más riguroso que tener un riesgo inherente bajo con control débil; por lo menos con un control riguroso, usted sabrá cuándo su l riesgo residual.

 

Revisiones y Auditorías:

El plan debería incluir varias formas de monitoreo y prueba para evaluar la efectividad de los controles aplicados para asegurar el cumplimiento.

Puede incluirse una función de auditoría efectiva en el plan de supervisión del programa general, aunque probablemente no sea coordinado por el personal de cumplimiento ALD para mantener la independencia de la auditoría.

El personal de cumplimiento ALD también debería realizar una evaluación del cumplimiento basada en el riesgo para complementar la revisión de la auditoría, así también como alentar las autoevaluaciones de las líneas de negocios dentro de la institución.

Los resultados de la revisión del programa deberían ser informados a la gerencia correspondiente oportunamente para permitirle que tome medidas de manera rápida cuando se descubran situaciones que deban resolverse con premura.


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PROGRAMA ANTILAVADO DE DINERO (ALD)

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Elementos de un Programa ALD

Uno de los principales requisitos que se han establecido en las regulaciones modernas antilavado de dinero (ALD) y contra el financiamiento del terrorismo (CFT) es que los sujetos obligados -empresas, instituciones, profesionales y comerciantes obligados a cumplir las normas de prevención, monitoreo y reporte- establezcan y mantengan un programa antilavado formal.

El requisito del Programa ALD es una de las 40 Recomendaciones publicadas por el Grupo de Acción Financiera (GAFI).

La Recomendación 15 establece que “las instituciones financieras deben desarrollar programas contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. Estos programas deberían incluir:

a) el desarrollo de políticas, procedimientos y controles internos, incluyendo acuerdos de administración de cumplimiento adecuados, procedimientos de vigilancia apropiados para asegurar la existencia de elevados estándares al contratar empleados;

b) un programa constante de capacitación de los empleados; y

c) una función de auditoría para poner a prueba el sistema”.

Varias leyes y regulaciones nacionales pueden requerir requisitos adicionales, como la designación de un oficial de cumplimiento para encabezar los esfuerzos ALD o la aprobación del programa por parte de la gerencia correspondiente.

Objetivos de un programa ALD

Dado que no existen dos instituciones exactamente iguales, un programa de cumplimiento antilavado debería abarcar tres objetivos claves, entre ellos:

  • Prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo
  • Reportar actividad sospechosa, incluyendo posibles actividades de lavado de dinero y financiación del terrorismo, a las autoridades correspondientes, si la legislación requiriere tal acción
  • Capacitar a todos los empleados que corresponda sobre los procedimientos legales e internos que deben seguirse, sobre los peligros que ellos y la institución enfrentan y cómo sus responsabilidades laborales pueden encontrar riesgos específicos de lavado.

Factores de riesgos

Para lograr esos objetivos, al preparar un programa antilavado efectivo, es importante definir las “Preguntas Claves”. Estas preguntas pueden ayudarlos a definir el nivel de riesgo sobre el cual el programa antilavado efectivo debería basarse:

¿Quién?

Esto puede incluir a nuevos clientes, empleados, fuerza de ventas, seguridad corporativa, auditoría, personal de operaciones, recursos humanos, personal de créditos, personal de cumplimiento, clientes institucionales, clientes minoristas y otros.

También se incluyen a los inspectores gubernamentales y supervisores, quienes determinarán la idoneidad de su programa.

¿Qué?

¿Cuáles productos y servicios ofrece su institución financiera que pueden ser vulnerables al lavado de dinero y la financiación del terrorismo?

Un elemento importante de evaluación de riesgo frente al lavado de dinero es la revisión de productos y servicios ya existentes que la institución o negocio ofrece para determinar cómo podrían los mismos ser usados para lavar dinero o financiar el terrorismo.

¿A quién? ¿Dónde?

¿A quién y dónde pueden ofrecerse estos productos?

¿Compañías remesadoras de dinero?

¿Funcionarios públicos extranjeros?

¿Agencias de viajes? ¿Otros bancos?

¿Jurisdicciones de alto riesgo?

Un paso vital en la evaluación del riesgo es el análisis de los usuarios de los productos y servicios que la institución o negocio ofrece.

De las respuestas a estas cuatro preguntan surgen los factores de riesgos de lavado de dinero: clientes, productos/servicios, jurisdicciones y canales de distribución.

Estos cuatro factores de riesgos están presentes en transacción u operación financiera, por ejemplo, un cliente que realiza un transacción mediante un producto de un canal en una jurisdicción.

Los factores de riesgo sirven de base para la segmentación, la identificación de los riesgos, la detección de operaciones sospechosas y la consolidación mensual de las transacciones.

 


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