Evaluación del Sistema de Prevención de LA/FT.
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La Evaluación del Sistema de Prevención de LA/FT se llevará a cabo en dos niveles, a saber:
a) Revisión independiente: las Entidades deberán solicitar a un revisor externo independiente, con experticia acreditada en la materia conforme con la reglamentación que al respecto dicte esta UIF, la emisión de un informe anual que se pronuncie sobre la calidad y Efectividad del Sistema de Prevención de LA/FT, con inclusión del carácter apropiado, o no, de las reglas de Gobierno Corporativo que subyacen a las decisiones que se concretan en el Sistema de Prevención de LA/FT.
Tales informes deberán pronunciarse en el plazo bajo revisión, identificando las áreas, procesos u otras materias, que no hubieran gozado de tal efectividad, y estableciendo las medidas correctivas y los plazos para la ejecución de las mismas. El órgano de administración o máxima autoridad de la Entidad deberá tomar conocimiento de tal informe, debiendo implementar las medidas que resulten necesarias para la corrección de las debilidades o deficiencias que, en caso de existir, hubieran sido puestas de manifiesto, de acuerdo con la propuesta que ha de elevar el Oficial de Cumplimiento y el Comité de Prevención de LA/FT.
Las características técnicas de los trabajos de revisión independiente a desarrollar, así como los criterios para exhibir los resultados de dicha revisión independiente del Sistema de Prevención de LA/FT, podrán ser establecidos por la UIF a través de su potestad reglamentaria.
La UIF podrá solicitar la remisión de tales informes, que deberán estar a su disposición por un plazo no inferior a CINCO (5) años contados desde la fecha de su emisión.
b) Auditoría Interna: sin perjuicio de las revisiones externas que correspondan, la Auditoría Interna incluirá en sus programas anuales áreas relacionadas con el Sistema de Prevención de LA/FT. El Oficial de Cumplimiento y el Comité de Prevención de LA/FT, en caso de existir, tomarán conocimiento de los mismos, sin poder participar en las decisiones sobre alcance y características de dichos programas anuales. En relación a los resultados obtenidos de las revisiones practicadas, que incluirán la identificación de deficiencias, descripción de mejoras a aplicar y plazos para su implementación, se cursará traslado al Oficial de Cumplimiento, quien notificará debidamente al órgano de administración o máxima autoridad de la Entidad.
Código de Conducta.
Los directores, gerentes y empleados de la Entidad deberán poner en práctica un Código de Conducta, aprobado por el órgano de administración o máxima autoridad de la Entidad, destinado a asegurar, entre otros objetivos, el adecuado funcionamiento del Sistema de Prevención de LA/FT y establecer medidas para garantizar el deber de reserva y confidencialidad de la información relacionada al Sistema de Prevención de LA/FT.
El Código de Conducta de las Entidades debe contener, entre otros aspectos, los principios rectores y valores, así como las políticas, que permitan resaltar el carácter obligatorio de los procedimientos que integran el Sistema de Prevención de LA/FT y su adecuado desarrollo, de acuerdo con la normativa vigente sobre la materia. Asimismo, el código debe establecer que cualquier incumplimiento al Sistema de Prevención de LA/FT se considera infracción, estableciendo su gravedad y la aplicación de las sanciones según correspondan al tipo de falta, de acuerdo con las disposiciones y los procedimientos internos aprobados por las Entidades.
Las Entidades deben dejar constancia del conocimiento que han tomado los directores, gerentes y empleados sobre el Código de Conducta y el compromiso a cumplirlo en el ejercicio de sus funciones, así como de mantener el deber de reserva de la información relacionada al Sistema de Prevención de LA/FT sobre la que hayan tomado conocimiento durante su permanencia en la Entidad de que se trate. Asimismo, las sanciones que se impongan y las constancias previamente señaladas, deben ser registradas por las Entidades a través de algún mecanismo idóneo establecido al efecto.
La elaboración del Código de Conducta deberá incluir reglas específicas de control de las operaciones que a través de la propia Entidad o Grupo, de acuerdo con las oportunas graduaciones de riesgo, sean ejecutadas por directivos, empleados o colaboradores.