Especialmente en el área de cumplimiento no hay lugar para compras frívolas, sobre todo en una época en que muchos sujetos obligados han reducido sus presupuestos e inversiones antilavado de dinero, antifraude y contra el financiamiento del terrorismo.

Además, posiblemente otros departamentos dentro de la empresa estén detrás del dinero que están buscando los oficiales de cumplimiento (OCs), y esas otras divisiones comerciales presentan excelentes propuestas sobre cómo utilizar esos fondos para incrementar la facturación. El área de cumplimiento, en contraste, todavía es vista por algunas juntas directivas como un centro de gastos.

La mayoría de las leyes y regulaciones del sector, desde la Ley Patriótica de Estados Unidos hasta las normas más recientes aprobadas en Latinoamérica, contemplan la utilización de la “tecnología” en los programas de cumplimiento. Numerosos servicios “en línea”, programas (software) y equipos son utilizados para monitorear transacciones, generar perfiles de riesgo, documentas procesos e información, generar alertas, etc.

Los costos de estos servicios pueden ir desde unos pocos miles de dólares hasta varios millones, dependiendo de la complejidad de las operaciones que realiza la empresa supervisada. Obviamente, los reguladores no exigen, ni sugieren un servicio o proveedor determinado, la frase “implementación de tecnología” suele ser usada como un concepto amplio en la normativa ALD / CFT.

Cuando llega el momento de pedir presupuesto para invertir en tecnología de cumplimiento, es mejor haber llevado a cabo un serio estudio sobre cómo la misión de la oficialía de cumplimiento puede mejorar utilizando la tecnología. 

Cuando un OC busca dinero para una nueva tecnología, posiblemente enfrente preguntas como las siguientes: Si los reguladores no están obligando a las instituciones a contar con esta tecnología, ¿por qué nuestra organización la necesita? - Si nuestra institución está cumpliendo sin esta tecnología, ¿por qué gastar fondos adicionales?

Recomendaciones para conseguir el dinero

Los profesionales de cumplimiento deben tener alma de vendedores dentro de la compañía. Los debates antilavado en los altos niveles de la gerencia van desde la hostilidad hasta la pasividad, pero se deben superar las objeciones.

Los oficiales de cumplimiento deben justificar un proyecto con un inobjetable caso para gastar en tecnología. Este es una metodología sistemática para apuntalar y documentar los requisitos de un programa de cumplimiento. Esas necesidades pueden estar basadas en nuevas tendencias de acciones policíacas y de supervisión regulatoria, o una comparación con el uso de la tecnología en los programas de la competencia.

Este ejercicio es más que un medio para justificar el gasto. También obliga a los oficiales de cumplimiento a ver en forma disciplinada qué tan bien un programa antilavado está integrado a la empresa. El ejercicio validará ciertas asunciones o pondrá en tela de juicio existentes esfuerzos. De cualquier forma, seguramente traerá luz a la gerencia, que por lo general no toman conciencia sobre qué tan difícil es mantener eficiente una oficina de cumplimiento antilavado.

Los requisitos de documentación deben, por lo menos, cubrir estos temas ante la junta directiva:

• ¿Qué tecnología existente suplirá las necesidades al precio correcto?
• ¿Cómo esa tecnología encajará en la organización y en el sistema existente?
• ¿Quién la implementará?
• ¿Cuál será el papel del oficial de cumplimiento versus el equipo de trabajo tecnológico?
• Gerentes de proyectos

Luego de desarrollar y documentar una propuesta y llegar a convincentes justificaciones comerciales, los oficiales de cumplimiento deben vender la idea a la gerencia. Asumiendo que su propuesta es exitosa, el programa debe asegurar el financiamiento y establecer el correcto equipo de trabajo, así el gerente de proyecto cuenta con suficiente autoridad para administrar el cambio y asignar responsabilidad.

Los sujetos obligados también deben decidir si “tercerizan” el papel del gerente de proyecto. Gerentes de proyecto profesionales están familiarizados con las metodologías estándares que se emplean en el sector y pueden aliviar a los oficiales de cumplimiento de funciones que los podrían distraer de sus principales obligaciones de trabajo.

Después es necesario saber qué soluciones tecnológicas están disponibles para atender específicas necesidades, o falencias, en los esfuerzos de cumplimiento. Atender exitosamente este punto la primera vez es tremendamente importante, porque evitará costosas demoras asociadas con reducciones, nuevos análisis, nuevas pruebas, nuevas programaciones y nuevas puestas en funcionamiento.

La competencia de los proveedores de soluciones ALD es cada vez mayor. Así que es importante conocer qué ofrecen los vendedores. Prepare un “pedido de información” y envíelo a los potenciales proveedores para que le pasen sus respectivas propuestas.

Otros elementos para implementar el proyecto incluyen establecer nuevos procesos y procedimientos de negocios para todos los puestos de trabajo que se verán afectados por el nuevo sistema, y establecer un sistema de medición de rendimiento para optimizar los resultados de la tecnología.

Si el sistema requiere una participación periódica del vendedor, es importante asignar el papel de gerente de contratación a la persona apropiada como parte de un plan post implementación.

Asumir un papel disciplinado y basado en requisitos para implementar soluciones de tecnología antilavado de dinero es el mejor seguro contra los problemas. También ayudará a una elección e integración exitosas de una determinada tecnología antilavado.

Para utilizar la tecnología en forma eficiente como parte de un programa de cumplimiento, los oficiales de cumplimiento deben considerar los sistemas existentes que cada unidad comercial utiliza para transacciones y debe entender cómo el departamento de tecnología informática utiliza el modelo de desarrollo de software de ciclo de vida cuando añade nuevos sistemas a arquitecturas existentes.

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*Howard Steiner. Miembro de Technology Task Force de la Asociación de Especialistas Certificados en Antilavado de Dinero (ACAMS) y es un consultor de sistemas financieros y antilavado de dinero. PPV: 11/03