La capacitación del personal es uno de los elementos más importantes en el programa ALD. Casi la totalidad de las regulaciones modernas establece la obligatoriedad de entrenamiento de todo el personal, incluso en muchas se exige capacitación internacional, como una forma de garantizar que la empresa conozca las nuevas tendencias y riesgos globales.

En tal sentido, los sujetos obligados deben desarrollar un Programa de Capacitación por escrito y este debe estar disponible para los reguladores.

También debe incluir pasos que comuniquen en forma efectiva los parámetros y procedimientos ALD a todos los empleados y agentes. Ello puede incluir la distribución de publicaciones o material electrónico que explique en forma práctica lo que se requiere bajo la ley.

La mayoría de reguladores, organismos internacionales y consultores recomiendan incluir a actuales y potenciales clientes en el programa de capacitación.

Un programa de capacitación exitoso debería no solamente cumplir con el estándar requerido legalmente sino también reducir los riesgos de sufrir sanciones gubernamentales.

El primer paso para crear un programa efectivo de capacitación es la identificación y verificación de sus destinatarios.

Es sabido que los lavadores no limitan sus ataques a la primera línea de empleados o a la línea de cajeros. Las artimañas del lavado pueden concretarse a través de los varios productos y servicios ofrecidos la empresa. Por ende, en una operación de lavado podrían participar varios empleados de la institución regulada.

El desarrollo de un programa de capacitación adecuado para mantener a la empresa libre de riesgos y a los reguladores satisfechos, debe contemplar distintos elementos:

1.- Determinar los objetivos del entrenamiento.

Todo buen proyecto comienza con la determinación de objetivos específicos y alcanzables.

Las pruebas demuestran que mientras no sepamos adonde estamos disparando nuestras flechas, nuestro objetivo nunca será alcanzado.

No son necesarios muchos objetivos, 3 o 4 deben ser suficientes. Se debe estar seguro que estos objetivos sean alcanzables y sean del agrado de la gerencia. Algunos ejemplos de objetivos pueden ser:

a) Aumentar la habilidad de los empleados para identificar y prevenir potenciales actividades de lavado de dinero o legitimación de capitales.

b) Implantar una sólida cultura antilavado en la institución.

c) Asegurar que la compañía esté lo menos posible expuesta a actividades relacionadas al lavado de dinero o al financiamiento del terrorismo.

d) Mejorar el conocimiento de las normas y regulaciones ALD y CFT.

2.- Identificar a la audiencia.

Indistintamente de si se debe entrenar a 100 personas de una empresa local o a 50.000 empleados de una compañía trasnacional, la capacitación será exitosa únicamente si se sabe quién debe ser entrenado y cuáles aspectos del programa de cumplimiento y de las leyes deben ser enseñados.

Si se conoce la audiencia y los objetivos, se podrá determinar adecuadamente qué tipo de entrenamiento es necesario para el personal de toda la institución y como debe ser el entrenamiento para el personal de las áreas que tienen una mayor exposición a los riesgos.

La misión en esta etapa debe ser conocer quién debe ser entrenado, qué aspectos deben ser enseñados y qué obstáculos existen para cumplir con un programa de capacitación adecuado.

Para esto se debe conversar con muchas personas en la empresa, con el objetivo de precisar quién necesita más entrenamiento y cuál es la mejor forma de capacitar a cada grupo de empleados.

Se debe conversar con oficiales y encargados de cumplimiento, gerentes de productos y, si es posible, con algunos de los empleados de atención al público.

Para obtener información que sea útil para precisar adecuadamente la audiencia, se deben responder algunas preguntas:

-¿Qué empleados tienen contacto con el cliente?

-¿Qué tipo de entrenamiento han recibido los empleados en el pasado?

-¿Cuáles son las situaciones que pueden complicar la capacitación (por ejemplo, no hay instalaciones adecuadas para capacitación, hay personal de distintas nacionalidades que hablan diversos idiomas, empleados que trabajan en horarios irregulares, etc.)?

A los empleados se les puede preguntar:

-¿Cuál crees que es el nivel de exposición al riesgo de lavado de LD y/o FT que tiene tu área de negocios?

-¿Cuáles son las necesidades que tienes para reportar y cumplir con el programa ALD y CFT?

3.- Determinar el contenido y el método de enseñanza.

Los examinadores de los organismos reguladores no solo quieren ver que el entrenamiento cumpla con las necesidades de cada empleado de la institución, ellos también desean que el sujeto obligado implemente un programa de capacitación robusto que realmente ayude a educar a los empleados y mejore sus herramientas para enfrentar el lavado de dinero o la legitimación de capitales y el financiamiento del terrorismo.

El tamaño de la empresa, la existencia de distintas sedes, la ubicación física de las audiencias, los niveles de exposición al riesgo, la infraestructura disponible y, por supuesto, el factor “presupuesto”, son elementos que permitirán determinar cómo entrenar a los empleados. Pero no debemos olvidar la importancia de los objetivos definidos y de la información colectada entre los empleados, para determinar el contenido del programa de capacitación.

Al momento de pensar en la capacitación, se deben responder las siguientes preguntas:

-¿La empresa tiene el personal calificado y con conocimientos para desarrollar un programa de capacitación? Esto permitirá decidir si deben ser contratados proveedores externos para realizar la capacitación, en la medida en que el presupuesto lo permita.

-¿Qué tan grande es el número de empleados que tiene la empresa? Si se tiene personal en distintas locaciones nacional o internacionalmente, una buena opción para reducir costos y tener un adecuado alcance de la audiencia es contar con una plataforma de capacitación “online”.

-¿Con qué infraestructura técnica cuenta la compañía? Esto permitirá determinar si se puede utilizar una plataforma electrónica de capacitación o si se debe buscar un proveedor externo. También se pueden utilizar métodos modernos de comunicación multimedia y videoconferencias.

-¿Qué tan diversas son las líneas de negocios en la empresa? Si el sujeto obligado cuenta con diversas líneas de negocio, se pueden crear distintos métodos de capacitación, utilizando sistemas “online” y entrenamiento mediante instructores que capaciten a diversos grupos.

4.- Crear un plan de entrenamiento formal.

Antes de implementar el programa de capacitación, se debe escribir y documentar formalmente lo que se hará. Esto no sólo ayudará a mantenerte enfocado en los objetivos planteados, sino que también le permitirá a los auditores externos y examinadores una visión amplia del programa de entrenamiento de la organización.

Un documento completo sobre el plan de capacitación debe incluir:

-Una declaración con el propósito del plan, en la que deben estar incluidos los objetivos de la capacitación.

-Un resumen de las diversas líneas de negocio de la empresa, el número aproximado de empleados, sus funciones claves y los riesgos y nivel de exposición que enfrenta cada línea del negocio.

-Un resumen de los contenidos incluidos en el programa de capacitación, así como los diversos métodos seleccionados para entrenar al personal.

-Una explicación de cómo el entrenamiento será monitoreado y reportado.

Para llevar aún más lejos la cultura de cumplimiento dentro de la institución, es necesaria la revisión y aprobación del plan por parte de la Junta de Directores.

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