PASO 2: DESARROLLO DE UN PROGRAMA ALD / CFT
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Hay varios factores importantes que deben ser considerados al momento de desarrollar un Programa ALD:
Revisiones periódicas:
El programa necesitará ser revisado periódicamente, con actualizaciones y aprobaciones en la medida que sean necesarias.
Por lo general, la mayoría de los expertos y algunas regulaciones establecen como mínimo una revisión anual, aunque algunos factores circunstanciales -como un problema regulatorio o la aprobación de una nueva regulación- pueden exigir una actualización en un plazo menor.
Esto permite que la institución mantenga un programa efectivo, incorpore cambios regulatorios y otras modificaciones que haya identificado el departamento de cumplimiento, un organismo internacional o un consultor externo.
Gobierno corporativo:
Deben establecerse líneas claras de gobierno para administrar los temas vinculados al incremento del riesgo y para supervisar la implementación efectiva del programa y los procesos ALD.
Esta estructura de gobierno a menudo será similar a la estructura de la organización, por unidad de negocios, como la principal línea de negocios, la región geográfica o por entidad legal, según el caso.
Sin embargo, los riesgos más importantes que estén presentes en varias divisiones dentro de la organización deben ser comunicados para que todos los participantes estén al tanto y participen en la solución del problema, si correspondiere.
Participación y compromiso general:
La institución debe hacer que todos los participantes sean responsables del cumplimiento ALD.
Esto incluye el compromiso constante por parte de la gerencia superior;
El cumplimiento con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos por parte de los empleados, así también como la integración del ALD en las prácticas comerciales (como los procesos de aprobación de los productos nuevos, las iniciativas comerciales nuevas y las estructuras de remuneración de los empleados).
Todos los aspectos del programa deben tener responsables asignados, para asegurar que los participantes conozcan perfectamente qué representan esas responsabilidades.
El incumplimiento de sus obligaciones ALD debe tener consecuencias, las que pueden incluir, dependiendo de la naturaleza de la falla, en el despido, modificaciones en la capacitación, una menor remuneración o alguna forma de revisión a prueba.
Controles y supervisión adecuados:
Los controles y la supervisión son maneras fundamentales para una institución de asegurarse efectivamente que cumple con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos.
Deben establecerse controles basados en el riesgo adecuados, sean manuales o automáticos, para mitigar los riesgos de cumplimiento.
Otro ejemplo de un control efectivo es evaluar los riesgos inherentes a los productos, procesos u otras iniciativas nuevas antes de aplicarlos.
Las líneas de desarrollo de negocios deben mantener una comunicación fluida con el personal de cumplimiento antilavado, antifraude y/o con auditores y expertos para evaluar el riesgo que representan los nuevos productos durante la etapa de su creación y antes de su lanzamiento.
Evaluación del Riesgo:
Tal vez el control más importante en un programa ALD sea la evaluación periódica del riesgo.
Como la mayoría de los programas son basados en el riesgo, la evaluación del riesgo constituye el fundamento subyacente para determinar los niveles de riesgo inherente en la institución.
Si se han hecho varias evaluaciones del riesgo dentro de la institución, debería haber algún tipo de supervisión centralizada para evaluar sus particularidades y si toda la organización está incluida dentro de las evaluaciones.
Una vez completa la evaluación le permitirá a la institución implementar controles más rigurosos y dedicar más recursos y también le permitirá a la gerencia concentrarse en aquellas áreas que presentan el riesgo mayor.
Monitoreo de Operaciones:
Otro control fundamental que debe tener la institución desde la perspectiva del ALD es un sistema de detección de actividades potencialmente inusuales.
El sistema de monitoreo de actividades inusuales y/o sospechosas puede en realidad ser un conjunto de distintas herramientas para atender distintos aspectos de la organización, como el corretaje, el financiamiento del comercio, el crédito, las transferencias y la banca, entre otras.
Nuevamente, esto debería estar basado en el riesgo y ser adecuado para la institución.
Generalmente, cuanto mayor sea el volumen de transacciones a revisar, mayor debería ser la automatización de los sistemas de detección de actividades sospechosas.
Un control final al sistema de monitoreo de actividades sospechosas implica el procesamiento de alertas, la investigación de actividades que potencialmente pudieran ser reportables y la preparación y presentación de los reportes de operaciones sospechosas que fueran necesarios ante los reguladores.
Si bien los controles pueden impedir que surjan algunas situaciones, la institución también debe tener una manera de atender esas situaciones rápidamente en el momento que se presenten.
Como todos los aspectos del programa, la efectividad de los controles debería ser revisada y evaluada periódicamente.
Esto le permite a la institución asignar recursos de una manera basada en el riesgo. Un ámbito estricto de control es fundamental para mitigar el riesgo.
Es mejor estar en situación de tener un riesgo inherente alto con control más riguroso que tener un riesgo inherente bajo con control débil; por lo menos con un control riguroso, usted sabrá cuándo su l riesgo residual.
Revisiones y Auditorías:
El plan debería incluir varias formas de monitoreo y prueba para evaluar la efectividad de los controles aplicados para asegurar el cumplimiento.
Puede incluirse una función de auditoría efectiva en el plan de supervisión del programa general, aunque probablemente no sea coordinado por el personal de cumplimiento ALD para mantener la independencia de la auditoría.
El personal de cumplimiento ALD también debería realizar una evaluación del cumplimiento basada en el riesgo para complementar la revisión de la auditoría, así también como alentar las autoevaluaciones de las líneas de negocios dentro de la institución.
Los resultados de la revisión del programa deberían ser informados a la gerencia correspondiente oportunamente para permitirle que tome medidas de manera rápida cuando se descubran situaciones que deban resolverse con premura.
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